ACHTERGROND


Mildred Clinics is een kliniek voor vrouwen die ongewenst of ongepland zwanger zijn met vestigingen in Arnhem, Eindhoven en ‘s Hertogenbosch. Met hun missie ‘alle aandacht voor jou’ en jarenlange ervaring begeleidt Mildred Clinics vrouwen die voor een moeilijke keuze komen te staan. Dit doen zij met een luisterend oor, zonder oordeel en door elke keuze te respecteren. Indien wordt gekozen voor het afbreken van een zwangerschap, dan worden cliënten gedurende dit gehele proces begeleid door ervaren professionals. Maartje Zonderland, directeur bij Zonderland & Van Zeijl B.V., ondersteunt Mildred Clinics sinds drie jaar bij het vormgeven van de planning en capaciteitsmanagement. Het plannen van abortuszorg is een uitdaging omdat de cliëntvraag sterk fluctueert. Ook is pas op het moment dat de cliënt in de kliniek is duidelijk óf er wordt gekozen voor een behandeling, en zo ja voor welke. Om de toegankelijkheid en continuïteit van abortuszorg te waarborgen is het essentieel om medewerkers efficiënt in te zetten en de planning te blijven optimaliseren.


UITDAGING


De abortuszorg in Nederland heeft de afgelopen jaren veel veranderingen ondergaan, zoals de afschaffing van de wettelijk verplichte bedenktijd van vijf dagen, de mogelijkheid tot verstrekking van de abortuspil door de huisarts en het faillissement van een aantal klinieken. Ook heeft de Covid-19 pandemie een grote (tijdelijke) invloed gehad op de vraag naar abortuszorg.

 

Mildred Clinics voert jaarlijks ruim 5.000 behandelingen uit. Zoals al eerder genoemd is op het moment dat cliënten naar de kliniek komen nog niet duidelijk hoe het behandeltraject eruit zal zien. Het kan voorkomen dat iemand niet verschijnt op de afspraak, er kan worden afgezien van de behandeling of de cliënt blijkt toch niet zwanger te zijn. Daarnaast zijn er ook verschillende behandelingen mogelijk. Afhankelijk van hoe lang iemand zwanger is, kan worden gekozen voor een abortuspil of curettage met of zonder sedatie. Op basis van historische gegevens kan Mildred Clinics een inschatting maken van de verhouding tussen de verschillende behandelingen, maar van tevoren is niet bekend wat het besluit van een individuele cliënt zal zijn. Door de grote onzekerheid in de cliëntvraag is het tijdig en efficiënt inplannen van medewerkers een uitdaging. Daarnaast worden Anesthesiologen extern ingehuurd voor gehele dagdelen en/of dagen. Voor een efficiënte en kosteneffectieve inzet van deze professionals is een goed gevuld sedatieprogramma belangrijk.




AANPAK


In de eerste zes maanden van de samenwerking tussen Mildred Clinics en Z&VZ werd met behulp van een Quick Scan inzicht verkregen in hoe de planning binnen Mildred Clinics verliep en werden verbeterpunten vastgesteld. Specifiek werd gekeken naar het percentage cliënten dat een bepaald behandeltraject volgde en de voorspelbaarheid hiervan.

 

Op basis van de resultaten van de Quick Scan is Mildred Clinics begin 2023 gestart met tactisch plannen. Dit houdt in dat elke drie maanden een Tactisch Planoverleg (TPO) plaatsvindt, waarin de directeur, medisch coördinator en zorgcoördinator  van de verpleegkundigen en receptie, ondersteund door Maartje Zonderland in de rol van capaciteitsadviseur, per locatie de volgende zaken bespreken:

 

  1. Terugkijken naar de afgelopen periode (maand -3 tot -1): hoe is het gegaan en hoe heeft de vraag naar abortuszorg zich ontwikkeld?
  2. Vooruitkijken naar de komende periode (maand 0 tot 2): hoe ziet de nabije toekomst eruit? Moeten we nog zaken op korte termijn aanpassen? Voldoet de dagplanning nog?
  3. Anticiperen op de toekomst (maand 3 tot 5): hoe verwachten we dat de cliëntvraag zich ontwikkelt? Moeten we de weekindeling van de kliniek en de bijbehorende personeelsplanning aanpassen, en zo ja hoe dan?



Dit alles wordt doorgerekend met behulp van een model waarin de effecten van mogelijke week- en dagindelingen worden geanalyseerd. Ook is het mogelijk om verschillende scenario’s met betrekking tot de verhoudingen tussen de verschillende soorten behandelingen door te rekenen. Uitgangspunten hierbij zijn een goede toegankelijkheid van abortuszorg en efficiënte inzet van medewerkers en Anesthesiologen.



RESULTAAT


Het instellen van het TPO en de daarbij behorende kwantitatieve aanpak heeft ervoor gezorgd dat Mildred Clinics steeds meer ‘in control’ is over het planningsproces en niet achteraf voor verrassingen komt te staan. Ook de financiële voorspelbaarheid is toegenomen. De periodieke evaluatie van de voorgaande periode in het TPO zorgt er ook voor dat veranderingen in de cliëntvraag snel worden opgemerkt, zoals de recente daling van het aantal no-shows. Hier kan dan direct op worden geanticipeerd.